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管理新的遠程團隊有哪些技巧?

發布時間:2020-07-21 , 發布人:華恒智信分析員

 遠程工作已成為我們一生中最具變革性的勞動趨勢。在“社交疏遠”早已成為家喻戶曉的名詞之前,企業因其優勢而選擇與遠程團隊合作。那么管理新的遠程團隊有哪些技巧?根據調查發現,從2007年到2019年,遠程工作量增加了159%。無論您的公司多年來一直計劃基于遠程工作還是需要適應,突然之間,遠程工作對于任何企業來說都是一個機會,可以提高效率,彈性和靈活性。
  ‍1.遠程工作有哪些優勢?
  招聘變得更加容易,因為公司不僅限于本地招聘。相反,他們可以從全球有才能的申請人中進行選擇。此外,在管理遠程團隊方面經驗豐富的公司更具彈性。
  通過正確的做法和良好的結構,團隊成員將變得更加足智多謀,獨立且有效地進行溝通。這意味著即使面對不可預測的情況,團隊也能平穩運行。
  從遠程工作的員工的角度來看,優勢不只是節省交通或餐費。員工在組織工作和個人生活方面獲得更大的靈活性。這可能意味著有更多的空閑時間與家人共度時光。
  許多人還發現他們專注于遠程工作,因為與在辦公室工作相比,他們的干擾較少。所有這些使員工想在公司待更長的時間。‍
  2.遠程工作的最大缺點是什么?
  遠程工作時進行溝通對于員工而言可能是挑戰。當您在家上班時,如果對某事有疑問,就不能問問坐在旁邊的同事。同樣,與同事建立社交關系也需要格外注意,因為在茶歇或下班后喝酒期間的非正式聊天不可能像上班族那樣進行。
  遠程工作人員在家中工作時,也可能會遇到新的干擾,例如讓孩子,家屬和室友近在咫尺。但是,可以通過重新考慮工作例程來解決這些挑戰。
  對于公司而言,主要挑戰是促進更多的工作自主性并建立對員工的更多信任。這就需要更好的文檔和不同的性能衡量方法-不是小時數,而是結果。‍
  3.人們是否想在遠程工作后回到辦公室工作?
  每個人都不一樣。有些人發現自己的工作效率更高,享受遠程工作的自主權。有些人更喜歡辦公環境,而另一些人則更喜歡這兩種方式。
  我建議公司保持靈活性。嘗試遠程工作,但保留使用辦公空間進行某些會議或某些類型的通訊的選項。這樣,如果員工由于極端情況而需要遠程工作,則公司已準備好處理它。
  4.遠程工作的“最佳實踐”是什么?
  遠程工作依賴于三個基本原則:自治,信任和透明。
  首先,遠程工作意味著自主工作以提高生產力。在Microverse,我們用一句話來體現這一原則:“乞求寬恕比尋求許可要好。” 這鼓勵團隊成員主動解決復雜的問題,而不是等待批準。
  第二,自治需要信任。管理人員需要相信團隊成員會做正確的事并正確地完成工作。團隊成員可以通過始終如一地完成工作來建立信任,并為自己帶來更多的自治權。
  第三,透明性使自主工作成為可能。團隊成員需要在正確的時間訪問正確的信息,因此,認真研究文檔至關重要。這適用于每個會議,決策和行動項目,入職和員工流程,實驗和指標-幾乎是您業務的每個細節。
  使用這三個原則,您可以創建一個自治工作的良性循環:團隊成員在需要時可以獲取正確的信息,而不必依賴其他人。他們根據正確的數據制定更好的決策,從而增強團隊與管理層之間的相互信任。
  5.我們如何采用更好的文檔做法?
  通過使用適合您團隊的工具,使編寫文檔盡可能輕松,順暢。
  在Microverse,我們使用Notion。其他選項包括Confluence,Slite,Coda或GoogleDocs。無論您選擇哪種工具,該工具都應使文檔保持簡單并使其對所有人可用。在我們公司中,我們遵循默認情況下透明的原則-僅在有充分理由的情況下限制訪問。
  訣竅是使編寫文檔的感覺不像是文檔-它應該自己編寫。例如,Microverse團隊很少通過輸入答案來回答問題。相反,響應始終是找到該信息的鏈接(例如,到Noion)。
  如果這是一個新問題,我們會在開放式文檔系統中編寫答案,然后發送該新鏈接。這比鍵入響應要花更多的時間,但是它可以幫助每個人自己找到答案。‍
  6.遠程工作需要哪些基本工具?
  1)視頻會議的好工具。由于質量,我們首選的工具是Zoom,我們在Microverse上使用。
  2)用于高帶寬通信的工具,意味著可以捕獲并傳達比書面文本更多的通信。我建議Loom錄制和發送短視頻消息。
  3)從會議記錄到您的團隊手冊,這是一種輕松,結構化的文檔記錄工具,正如我們提到的,我們使用了Notion。
  4)像Slack這樣的消息傳遞工具,用于簡短的書面交流。在Microverse,我們使用Twist,因為我們喜歡Twist在主題線程中組織對話。團隊成員可以輕松地在線索和渠道中進行搜索,并且由于大多數對話都是公開可用的,因此它也是一個很好的文檔記錄工具。(注意:對于有關家庭,寵物,鍛煉或度假計劃的非正式對話,我們使用Slack。)
  生產率
  7.切換到遠程工作將如何影響我們的生產力?
  遠程工作具有許多優點,從長遠來看可以提高生產率。在過渡過程中,隨著員工適應新習慣,生產率可能會降低。請記住,在家中的臨時條件會損害生產率。例如,在大流行期間關閉學校時,父母要承擔在家工作時照顧孩子的雙重責任。‍
  8.長時間在家工作時,我們如何管理團隊的健康?
  員工需要避免被社會孤立的感覺。公司可以為團隊成員創造相互聯系的結構化機會。從每天的站起來到全體會議的虛擬茶歇和其他類型的虛擬會議都很重要。
  鼓勵遠程員工也定期下班是非常重要的。強烈建議設置固定的工作時間,并在休息和周末禁用工作通知。‍
  9.我們如何知道我們的團隊是否富有成效?我們應該跟蹤小時嗎?
  許多遠程團隊的經理想知道他們的員工每天工作兩個,八個或15個小時。但是,衡量小時工的工作量并不能告訴您他們的結果。
  強烈建議您不要衡量諸如工作時間之類的輸入,也不應該像他們舉行的會議數量之類的輸出。如果您想了解員工的生產效率,請衡量結果。成果指標很好的例子是投入生產的新軟件數量,錯誤修復數量或銷售團隊關閉的合同數量。‍
  10.如果員工在家工作時生產力低下,該怎么辦?‍
  有些工作中斷是不可避免的。由于大流行,在家工作的父母手忙腳亂,學校和兒童保育中心也關閉了。作為經理,表現出同理心可以減輕團隊的壓力。確保與您的團隊溝通,以確保他們不會像平時那樣富有成效。
  但是,如果家庭生活使員工分心于工作職責,則公司可以就如何建立適當的工作環境提供建議。擁有合適的硬件和一個無干擾的專用房間是一個不錯的起點。設定規范,例如不間斷的工作時間,也可以帶來很大的不同。
  對于分心的員工而言,成對工作可能是一種有用的技術。讓團隊成員成對互相打電話,并在工作時保持視頻和音頻暢通。像這樣對其他同事負責,可以幫助一些員工繼續工作。
  最后,如有必要,管理人員可以安裝更多的常規值機程序或嚴格的問責機制,例如與受影響的員工進行每日站起來。但是,由于信任和自主權是成功的遠程團隊的基礎,因此這些措施僅應視為短期的。
  會議
  11.我們如何使會議更有效率?
  一個基本規則是在每次會議之前都要概述議程。每個人都需要知道要討論的項目和會議的預期結果。我還建議讓一位志愿者參加,以便對議程的每個部分都保持守時。
  每次會議還需要記筆記。這有助于保持對話的重點,并為無法參加會議的人創建會議記錄。會議應以行動項目清單結束,包括行動計劃的“什么”,“誰”和“何時”。‍
  12.有什么好的工具可以改善我們的會議?
  首先,要建立一個良好的工作環境,同時減少背景噪音和正確的硬件。您無需在市場上最好的耳機上進行投資,但是最低限度需要一套合適的耳機和麥克風,而不是筆記本電腦中的麥克風。
  接下來,投資最好的視頻會議軟件。如前所述,通常認為Zoom是最好的。根據您公司的預算以及基礎架構或數據法規的要求,您可能會選擇其他提供商。
  作為一家快速發展的公司的創始人和首席執行官,我參加了很多會議,因此我很感激可以幫助我組織會議的工具。我的建議:避免在您的整個工作日中分散開會,否則您將無法完成任何事情。順時針方向自動將會議移動到各個塊中,以幫助最大化焦點時間。
  最后,請確保會議文檔對每個人而言都是輕松而順暢的。
  招聘
  12.我們應該在其他城市/時區雇用人員嗎?
  如果您將自己限制為僅在本地(或在單個時區)招聘,則會限制人才庫。如果您可以在世界任何地方的任何時區招聘,無論他們住在哪里,都可以找到最合適的人選。
  將團隊分布在各個時區對于管理層來說是一個獨特的挑戰。注意適當的文檔,改善與視頻消息的異步通信,并根據結果而不是投入工作來衡量績效,這將使您的團隊更加成功。‍
  13.雇用某人擔任遠程職位時應注意什么?
  確保他們出于正確的原因想加入您的團隊。候選人尋找遠程工作并不罕見,因為他們想成為數字游牧民族。如果他們只想要這份工作,以便可以不斷旅行,請多加注意。
  有些人可能將“靈活的”工作時間解釋為在這里工作幾個小時,在這里工作幾個小時。嘗試確保申請人具有該職位要求的承諾水平。理想情況下,應聘者已經具有遠程工作和管理自己的時間的經驗。如果他們是遠程工作的新手,請相應地計劃入職培訓,以為他們提供所需的指導。‍
  14.我們如何進行遠程面試?‍
  作為基本規則,不要放棄您認為對本地招聘實踐很重要的任何面試步驟。無論是測試技術知識還是探索候選人是否符合文化背景,請確保您找到一種遠程實施每個步驟的方法。并非必須通過實時呼叫或視頻會議來執行采訪過程的所有步驟。
  采訪需要涵蓋遠程工作的經驗和期望。明確好處和挑戰,并詢問他們自主工作時保持生產力的策略。‍
  15.我可以省下遠程雇用的錢嗎?
  簡短的答案是肯定的。如果您在全球各地的時區靈活地進行招聘,您將能夠以比大多數大城市或西方國家更低的成本獲得人才。
  但是,省錢絕不是您過渡到遠程工作的主要動機。遠程勞動力的主要好處是可以使用更多樣化的人才庫,以及團隊多元化為您的業務帶來的優勢。
  遠程工作是世代相傳的最具變革性的經濟趨勢之一。對于雇主和工人一樣-更不用說我們的全球社會和我們的自然世界-所獲得的回報太令人難以忽視。
  如前所述,這些是我被問到的有關遠程工作的一些最常見的問題。但是還有更多。請查看我們的終極遠程辦公常見問題解答,以解決更多問題。

來源:中人網


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