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某大型國有集團轉型后開展定崗定編項目紀實

發布時間:2019-12-13 14:31 , 發布人:華恒智信分析員

—— 科學核算工作量,完善基礎管理

【所屬行業】大型綜合性集團、投資行業
【問題類型】定崗定編
【客戶背景】
世紀集團有限公司(化名)是一家綜合性的大型集團公司,原隸屬于某大型央企旗下,兩年前響應國家號召,從國有企業順利轉型為混合所有制企業,引入民營資本,直面市場競爭,通過自籌資金、利用資本市場投資融資、負債經營,得到了快速發展、業務迅速擴張,如今經營行業涉及信息產業、旅游、房地產、資源開發、文化、養生等領域,旗下分子公司遍布全國,共計300余家,上市公司4家。截止2016年年底,集團總資產已達到1600億,經營收入近1000億元。
在業務發展的同時,由于直面市場、自負盈虧、未來發展帶來的各方面的壓力,集團對總部的數十個職能部門提出了更高的履職要求,對干部員工提出了更強的素質能力要求。但是總部各部門的工作依然保留著國企的印記,具體表現在集團內部的管控規范化不足、管理制度上不夠完善、管理者職業化程度有待提高、員工積極性沒有得到全面激發、整體工作作風閑散安逸等。與此同時,集團各部門都提出了工作壓力大、需要增加人員的申請。人力資源部一時之間有些應付不過來,如果不加人,各部門都喊忙,都有自己的道理;如果加人,每個部門都要加人,成本壓力過于巨大。到底應該減員增效,還是應該加活加人,集團領導一時也拿不定主意。為了改進管理工作,集團人事部進行了數次嘗試,從各部門處收集了大量工作記錄、工作分析、部門職能、編制意見、崗位說明等,卻不清楚如何判斷真實性。一籌莫展的時候,集團決定借助專業機構的力量,對當前問題進行分析判斷,并實施定崗定編。華恒智信憑借在人力資源行業的專業性與豐富的咨詢實踐經驗,從眾多咨詢公司中脫穎而出,成為該集團的咨詢項目服務提供商。
 
【現狀問題及分析】
華恒智信的專家顧問團受邀前往集團總部進行了為期一個月的訪談工作,與集團的高層領導、部門負責人和基層員工開展了細致的訪談和溝通,通過了解各層級、各部門對定崗定編方面的看法、建議,搜集第一手資料,把握整體現狀與需求,為后期方案的設計與落地實施奠定了基礎。經過總結分析,專家組發現,就該集團而言,存在以下特點:
☆ 在管理體制上:長期處于國企體制內,與市場脫軌;管理以“人治”為主,各項制度有待完善;激勵及核心人才保留工作不足;
☆ 在人員情況上:老員工較多,與新員工之間存在觀念差異;員工能力相比同級別的企業來說有所不足,高層領導對未來發展的方向感、危機感更強,難以傳達到干部員工層;員工工作被動性明顯。
☆ 在職責履行中:工作流程不合理,職責重疊、請示次數多、反饋鏈條長;缺乏完整的、準確的工作記錄;崗位設置不合理,因人設崗、忙閑不均現象較多。
對于這樣的公司來說,很難依靠一般的定崗定編工具方法來直接套用。華恒智信的專家老師通過對每個部門負責人、每個崗位員工進行細致的訪談,以及對組織結構、崗位職責、制度、流程、信息數據、工作量模板設計與驗證、工作寫實、工作量核定等分析研究,指出:如果按照目前的管理與人員能力,即使給各部門加了人也無法解決面臨的問題,反而對本已存在的推諉責任、能者多勞不多得、大鍋飯等現象起到推波助瀾的作用。因此,在開展定崗定編方面,應該以減員增效為方向,推動提升人員意識能力,全面發揮部門職能。為了真正地解決企業問題,保證本次項目落地推行,項目組分析認為不僅僅需要從技術上解決定崗定編,還要解決配套的管理問題,主要體現在以下三方面:
1、 幫助集團統一意識,讓各部門接受定崗定編。
由于企業是典型的國企思維,習慣于原有的管理模式,同時企業發展仍處于上升期,很多干部員工抱有“沒有定崗定編我們發展得也很好”的想法,因此對并崗、減編需要有明確的解釋和培訓,增強危機意識,避免“名不正言不順”的情況,領導在改革中也希望保持企業穩定,而不是強硬推行。
2、需要建立一套科學的有說服力的定崗定編的方法。
之前集團內部人事部也開展了幾次工作分析和職能申報活動,但是得出的結論多來自于定性評價、拍腦袋感覺,既說服不了各部門負責人,也說服不了上級領導,最后只好得出結論“不了解人家的部門業務”,只能讓各部門自己申報上來職能、編制,看著寫的內容很豐富,但是實際工作中依然是忙閑不均、工作閑散的狀態。人事部希望借助一些工具方法,但是借鑒了一些工具后,在實施中發現自己企業內部沒有內部崗位進行對標比較、沒有相似的外部標桿企業、沒有準確的工作記錄等,只好尋求專業第三方的支持。
3、需要建立相關的工作標準作為配套措施,幫助落地推行。
該集團希望以本次項目為契機,提升整體管理,同時作為一個國企單位,定編之后的人員分流工作是難點問題。綜合這兩方面的情況來看,僅僅依靠定崗定編是不足的,還需要輔以其他的配套管理機制,才能真正推行、實現長期穩定的效果。而華恒智信的服務特點之一就是能夠獲得更多增值服務,并幫助企業真正推行項目的落地實施。
 
【華恒智信解決方案】
針對以上問題,華恒智信的專家顧問團經過深入調研分析,結合多年的經驗積累,指出完成定崗定編不難,關鍵在于如何找到有說服力的方法、解決本質上的問題,并真正落地實施。綜合多方面考慮,項目組提出了以下針對性的解決建議:
1、明確定崗定編的原則和必要性,提供培訓輔導,轉變領導干部的思想觀念。
首先,抓住關鍵部分,以點帶面。一方面,對于集團的高層和部門負責人要著重樹立職業化、規范化的意識。領導干部的改變是基礎,要發揮上級的監督管理作用;另一方面,要鼓勵新員工成長進步,發揮帶動效果。新員工大部分是來自外部民營企業,帶來的更多是市場化的管理經驗和先進的工作方法,通過鼓勵新員工,將新的工作方法進行推廣。
其次,需要定崗定編應對企業改革和市場趨勢。傳達上層領導的意見,在領導干部中樹立風險意識與危機意識。從滿足企業發展需要、奠定部門公平的管理基礎、個人生涯規劃發展等角度,指出定崗定編的意義。讓干部員工了解集團目前發展雖然快,但是快速擴張,也帶來了多種問題,如發展穩定性不足、各個業務面上的風險點隨之增多、管理不規范導致對子公司的管理力不從心、需要解決的子公司的問題更多等;從數據上來看,雖然總資產量很大,但是ROI(投資回報率)相對較低。而在改制后,直面市場競爭,不進則退的壓力下,一個小小的疏漏對于這樣的大型企業都有可能是連鎖性的打擊。
再次,需要通過定崗定編規范企業管理。為了應對不斷變化的市場和公司發展形勢,需要從科學管理角度建立規范化標桿,讓每個部門和崗位都明確自身應該履行的職能、應該具備的素質能力、應該發揮的作用。通過尋找各部門及崗位的外部標桿,對比分析,找到差距,指出在管理上做的好的企業都已經做到了什么地步,相比之下,集團里同樣崗位的員工做的工作和外部存在的差距在哪里。以公開說明的方式,讓每個人明確具體的改進點。
2、通過分層級分角色,建立工作量統計模板的科學方式進行定崗定編。
定崗定編作為管理中的基礎工作,有很多的方法和工具,目前在國際范圍內較常見的定崗方法主要包括:組織管控分析、PDCA法、流程梳理法、理論職能對比法、標桿企業分析法等;常見的定編方法主要包括:歷史工作工作效率法、內外部標桿對比法、管理幅度法、設備定編法、服務對象定編法、工作排班法、業務數據分析法等等。項目組專家指出,外部的定崗定編方法雖然多,在具體選擇時,需要綜合考慮、針對選擇。作為大型綜合性集團的總部職能部門,更多的不是承擔具體的執行性工作,而要側重發揮監督、管控、指導等職能,因此不能套用常見的定崗定編的方法。同時,總部職能部門數量較多,涵蓋的業務較廣,既有投資融資這樣的業務性質的部門,也有辦公室、安保部這樣的職能機關部門。要讓大家接受定崗定編的結果,就要建立科學的、有針對性的、分層分類的定崗定編的工具方法。
首先,在定崗方面,通過梳理應有職能,分層級分角色,結合履職現狀,按照相應的原則進行職能合并分類。按照支持戰略和目標實現、按流程分解定位、因事設崗合并相似職能、角色/責任分級明確的原則,實現工作效率的最大化。例如,對于辦公室來說,在行政方面原本配置5人,管理混亂,每個人都說自己負責了很多工作,經過分層級分角色后,可以了解每個人的具體履職屬于決策類還是輔助類、執行類還是傳遞類,從而確定每個人的工作價值。之后,對部門職責進行梳理,可以歸為以下幾類:
對于收集到的眾多瑣碎工作職能,項目組按照流程分析、因事設崗的原則進行了歸類,對于工作內容相同的內容、存在流程上的上下銜接關系的內容進行了歸類合并,大體上可以得到如圖的九項職能,按照對人對事的原則,考慮工作是以溝通交流、組織協調為主,還是以管理事物、完成具體事項為主進行崗位設置。再按照工作場所分類法,單設前臺接待崗位,并將車輛管理職能歸類,進行工作職責的豐富,提高工作飽和度。
其次,在定編方面,項目組綜合考慮了每個崗位的工作性質、工作要求,對要求設置的崗位以及擔負監督任務的崗位進行保留。此外,對其他的崗位,還需要一套有說服力的工具對員工的工作飽和度進行統計。華恒智信項目組針對該集團的實際情況,對集團公司不同層級、不同工作屬性的工作和崗位進行分層分類,具體分作:職能保障類、項目管理類、專業技術類、經營管理類、黨政工團類,并針對性地建立了工作量的統計工具方法。
(1)對職能保障類和黨政工團類,例如辦公室、人事部、財務部等,根據集團公司的實際情況提煉所有影響定崗定編的因素,采取將例行工作與例外工作分開的原則,并使用公司獨創的日周月季年工作統計法對影響工作量的關鍵因素進行統計。例如,對財務的出納工作,一方面要考慮出納單設,不承擔其他賬務工作,另一方面,影響工作量的核心因素在于對管理的賬戶的數量及活躍度,因此對本崗位來說,主要統計需要管理的賬戶數量與活躍度,統計每一類賬戶的處理用時,此外再加上對報表等日常事務的處理用時,如圖所示:
本集團的出納工作,以正常標準來看,每月需管理的賬戶平均為5個,且都為中等活躍度。根據對大量工作紀實的分析統計,每月處理中等賬戶的凈時間為9小時,再加上編制、統計報表的30×3小時,每月在主要工作上的日常工作用時為149小時,占總工作量的86%。再輔以例外工作、非日常工作,即可得到該崗位飽和度約為93%。屬于部門中較忙的崗位。經過調查,發現集團中每月需要處理不同活躍度的賬戶13個,目前有3名出納。通過日周月季年的統計,發現實際完成的工作量約為2.4人的工作量,因此有兩個方案可供選擇:1)由于目前處理賬戶用時較長的部分原因在于審批流程長、效率低、工具落后,建議引入更高效的管理辦法、流程管理、財務軟件,提高工作效率,縮減1人,保持2人開展工作;2)如短時間內難以達到,可以增加該崗位的職責,例如對報表成果的處理,由原先的收集統計轉為進行統計分析,為財務分析職能提供基礎。
(2)對項目管理類和專業技術類,作為一個集團總部的業務部門,不同于傳統的業務,更多的工作集中在對投融資、對項目的管理上,因此不能按照傳統的項目管理進行工作量統計。華恒智信專家顧問通過建立針對性的項目工作統計方法,對項目流程進行分解,以項目組為單位、項目類型、項目周期為關鍵指標,進行工作量統計:
如圖可見,對每個項目組、每種項目類型的流程分別進行參與人員的統計、人員角色的定位、具體工作的用時統計后,可以得到本項目組在某固定時間內的工作飽和度,通過量化的工具方法、科學的評價機制的引入,最終實現對團隊作業的項目類工作崗位的定編。
(3)對經營管理類,工作飽和度不是評判定編的唯一重要因素,經過對本集團的實際問卷調查、現場訪談,了解到影響經營管理人員的定崗定編因素主要有:整體戰略和部門目標、組織結構、管理幅度、流程鏈及傳遞速度、決策速度、信息化程度等等。針對目前存在的效率低下的問題,項目組專家針對性地提出了一系列建議來提高效率、豐富工作飽和度:
某些部門中,負責人要具體進行操作、帶領團隊開展實際工作的,建議不設副職,管理團隊側重高效精干、一專多能的人才。因此在編制方面,建議以提高人員能力為核心,而非增加人數。
某些部門負責人只負責協調管理、監督檢查工作的,當部門內業務較多、管理幅度較大時,建議設副職進行協助管理。
在管理人員管理過程中,存在較普遍的職能缺失、責任不清的情況。尤其是在缺少的職能中,檢查、督查、抽查職能欠缺,應急性工作遠多于前置性分析和決策工作,大事小事都等待上級反饋的現象嚴重。建議豐富管理者職能、明確上下級關系、建立工作標準等。
3、建立工作標準,通過制度化的管理辦法保證項目的推行。
針對落地實施方面的問題,華恒智信專家組在提出科學定崗定編方案、獲得集團上下認可后,針對每個部門、崗位都提出了相應的工作職能,以及工作標準。采取“例行例外分離”的原則,將更多工作固化成為例行工作,并提出建立工作標準。主要體現在:
1)時間標準上,通過制定每項工作完成用時、約定工作時間節點、確定開展工作的具體時間等方法,改變過去普遍的“一個文稿寫三天、一個客戶跑半年”的無標準的現象,并通過時間標準建立公平的工作考核方法。
2)在質量和數量標準上,通過規定各項工作應該具體完成到什么程度,幫助大家在工作過程中明確目標。例如,對文稿工作,要求在上級領導處一次通過為準;對招聘工作,要求在三撥面試以內找到符合崗位要求的人才等。通過高標準嚴要求,提高整體工作效率。
之后,針對該標準,專家組建議通過競聘上崗、集中建立戰略委員會安置、加入考核項、和薪酬掛鉤、每月通過經理辦公會匯報進展等方式,切實讓每個干部員工都加強重視,主動增加工作項,營造積極主動的企業氛圍。
 
【華恒智信思考與總結】
定崗定編工作是人力資源管理中一項基礎性的工作,理論上在組織結構確定后,就應該做好定崗定編工作,奠定管理的堅實基礎。但是在實際工作中,很多企業由于前期工作不到位、組織管理變動大、缺乏管理方法和工具等原因,雖然已經成立多年,卻一直沒有一套科學的定崗定編規范,影響了其他管理工作,常見的問題有各部門一直補充人員,依然抱怨人不夠、每個部門都說忙的問題;管理工作因人設崗、人員冗員的問題;績效考核因為沒有標準而不公平的問題;人員規模不斷擴大,企業績效卻沒有提升的問題等等。經過多年工作總結,華恒智信認為,這些問題頻繁出現,不是企業不想做,很大的原因在于企業在定崗定編方面缺乏理性的依據和工作提煉,沒有結合自身實際情況實施科學的方法。
華恒智信顧問專家團隊經過歷時幾個月的深入現場訪談、培訓、寫實、考察、分析,系統地對各類崗位進行了梳理,找到最合適本集團的科學方法進行了定崗定編工作。根據集團的發展戰略、對部門的要求、具體現狀、組織結構、部門職能與崗位、人員素質狀況、人員編制現狀、編制調整目標、部門管理規范等,制定了針對不同特點的工作崗位進行定崗定編的方法,為該集團規范崗位及人員編制、提升整體工作效率、降低人工成本、提升企業競爭力、實施未來的基礎管理提升奠定了堅實的基礎,獲得了客戶的高度認可。通過科學的工具和分析,華恒智信針對定崗定編中影響各類崗位工作量的因素不斷進行探索,已經為多家客戶提供了高質量的服務,幫助實現了各類型的客戶在管理方面的核心競爭力的增值。


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