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某建筑集團公司流程優化項目紀實

發布時間:2019-12-13 14:50 , 發布人:華恒智信分析員

——從審批流程看“文件旅游”現象

長期以來,文件審批時間長,工作效率低一直是困擾我們的一個頭疼難題。為了從根本上解決這個難題,我們特意邀請北京華恒智信人力資源顧問有限公司進駐企業,開展工作流程規范項目。華恒智信專家團隊通過對企業的詳細調研和分析,提出了建立信息共享平臺、實施牽頭部門負責制以及定期例會制度等解決方案。方案針對性強,可立即落地實施,非常有價值。
在3個多月的項目合作中我們同時深深感受到了諸位咨詢老師們的專業、嚴謹、勤奮的工作作風和為顧客負責的服務精神,項目組組長為了更有效的推進本項目的進行,帶領項目組團隊結合我們企業的實際,通過不斷診斷、溝通問題,對癥下藥,通過辛勤地工作和多次加班,找出了適合我公司管理改革的措施。
在此,我們對北京華恒智信公司能夠培養出這樣高素質、專業化的老師表示感謝,也對項目組老師們對本公司的辛勤付出表示衷心的感謝!
——山東某建筑企業總經理
 
【客戶行業】建筑行業
【問題類型】審批流程
【客戶背景及現狀問題】
山東省某大型建筑企業,是一家集土木工程建筑、勘察科研設計、房地產開發于一體的大型企業集團,是山東省內知名企業,具有先進的施工技術及一流的施工隊伍。
隨著企業的不斷發展壯大,企業內部的一些管理問題逐漸顯現。作為一家以建筑施工為主體的企業,施工組織設計及專項施工方案的審批是施工過程中的一個重要環節。由于對這些內容的審批是需要幾個部門共同來完成的,這樣在審批過程中,當基層單位將施工組織設計上報之后,就需要在一個部門審批完之后,再轉到另一個部門,這樣依此類推,直到最后審批完成,往往會延遲很長時間,如果過程中發現一些問題的話,還需要重新返給基層單位進行修改完善,然后再進行上述流程環節,整體工作效率大大降低。基層單位抱怨審批部門審批太慢,耽誤工期,審批部門發牢騷指責審批東西太多,是其他部門審批太慢,輪到自己這里自然也就會延遲了,總之,各有各的理,對于這種現象,該企業管理人員也采取了很多方法,如加強對審批人員的考核,在規定的時間內審核完成,但是效果依然不明顯,審批過程還是拉了很長的戰線(具體審批流程詳見下圖)。到底問題的根源在哪里呢?如何有效地加以解決呢?該企業的管理人員陷入深深的思索之中。


 
【華恒智信分析解讀及解決方案】
從上述問題可以看出:該企業出現了“文件旅游”現象。所謂“文件旅游”現象,通俗地講指的就是一份文件從提出部門到最終的審核部門需要經過很多的部門,歷經很長的時間,就像參加了一次長途旅行,在經過層層把關之后才最終完成。“文件旅游”現象,其實就是在過一道道的“權力關”,當某一事項每過一個部門,都會“遭遇”到“嚴重的審視目光”和“細小的利益考量”。對于“利益考量”姑且不談,但是不管什么理由總會“耽擱”一段時間,這是造成工作效率低下的直接原因。
經過與該企業相關部門管理人員的認真溝通交流,華恒智信顧問團隊認為出現這種問題的原因主要表現在如下幾個方面:
1、承擔該項工作,即承擔施工組織設計與專項施工方案審批的主牽頭部門主動服務的意識不強,在辦理事項過程中沒有嚴格的時間和頻次限制,導致基層單位辦理手續非常緩慢,效率低下;
2、在審批過程中,采取的是紙質版的文件的傳遞審批,導致審批過程只能是逐一部門進行,所需審批文件的基層單位需要往返于各個相關部門之間來辦理審核手續,進度緩慢;
3、不同部門對于審批的重點不同,對于一些例外事項的審批可能存在不同意見,沒有約定共同的時間來討論溝通,致使時間延誤。
針對所存在的問題以及出現問題的原因分析,華恒智信顧問團隊建議在審批環節中以及對于“文件旅游”現象的解決措施為(如下圖所示):

1、建立信息共享平臺。通過電子辦公系統來提高工作效率,排除逐一審批的情況,使得不同部門的審批程序可以同時進行。 
2、采取牽頭部門負責制。對于牽頭部門,要提高主動服務的意識,并對完成事項有嚴格的時間和頻次限制,確定不同部門的審批進度,提高審批效率。
3、實行定期例會制度。牽頭部門要定期組織各個相關部門召開溝通會議,及時將過程中所發現的問題予以解決,保證各部門間的信息交流順暢。
“文件旅游”現象是企業中經常存在的現象,這與企業的審批流程息息相關,通過企業電子信息系統的完善、審批流程的優化,再加之人員的主動性和責任感,自然就可以杜絕此類現象的發生,從而提高工作效率。

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